Tilasuunnittelijan vinkit hääpaikan etsintään – part 1

Hääpaikan metsästyksen aikana kartoitin paljon merellisiä juhlapaikkoja Turun seudulta, aiheesta kirjoittamani postaukset löydät kategoriasta hääpaikka. Postauksissa kerroin paikkojen hyvistä ja huonoista puolista suhteessa meidän toiveisiin. Tällä kertaa ajattelin kertoa tarkemmin juhlatilojen etsimisestä ja vertailusta meidän prosessimme kautta sekä tietenkin tilasuunnittelijan hattua pitäen. Toivottavasti tästä on apua muille juhlatilajahtiin!

© Green Chameleon from Unsplash

Juhlapaikan toivelista

Sopivan tilan etsimiseen kannattaa käyttää aikaa ja vaivaa, sillä hyvän juhlapaikan löytäminen siivilöittää tietä matkalla onnistuneisiin ja sujuviin juhliin. Kaikki tietysti lähtee siitä, millaiset häät haluatte järjestää! Onko mielessänne jo jotain teemoja tai aiheita juhliin? Paljonko ja minkälaisia vieraita aiotte kutsua? Tuleeko paikalle iso liuta suvun vanhimpia, kavereita, lapsiperheitä tai kaikkia näitä? Tarvitseeko tilan olla esteetön? Onko teillä tai vierailla jotain muita erityistarpeita, joita olisi hyvä huomioida?

Käykää läpi tilan prioriteetteja juhlan kannalta: mitä on ehdottomasti oltava? Mistä olette valmiita joustamaan? Mikä olisi kivaa extraa, nice-to-have? Mitä ei missään nimessä saa olla? Alla esimerkkinä meidän tarkempi toivelistamme hääpaikkojen etsintään:

  • Alue: Turku ja Turun seutu
  • Juhlavieraiden määrä: 80-100 henkilöä. Vieraina sukulaisia (kaikenikäisiä), lapsiperheitä (lapset alle 10-vuotiaita), suurin osa ystäviä.
  • Tilan kuvaus: Yksityinen juhlatila meren äärellä, esim. kartano tai huvila.
  • Ehdottomasti oltava
    • Merinäköala, teemana merellisyys
    • Yksityisyys, koko tila vuokrattavissa itselle
    • Yhteisöllisyys, vieraat mahdollista sijoittaa yhteen suureen saliin, josta estoton näkyvyys hääparin pöytään, puheiden pitäjiin ja esiintyjiin ruokailun aikana
    • Valoisuus ja esteettisyys
    • Historiallisuus, tila, jolla on kiinnostava tarina ja kauas ulottuvat juuret
  • Extrat
    • Vuokrattavissa oleva sauna
    • Juomat ja ruoat: Omat juomat, mahdollisuus tehdä ruoat tai tilata catering
    • Majoitus / kuljetus: Majoitusmahdollisuus hääpaikalla tai helpot kulkuyhteydet kaupunkiin
    • Mahdollisuus pitää ruokailu ja iltabileet eri tiloissa
  • Erityistarpeet
    • Lapsille tilaa leikkiä ja juosta
    • Vähintään kaksi vessaa vieraille, joista ainakin toisen oltava lähellä juhlasalia

Tämän listan pääpiirteet olimme lyöneet lukkoon jo ennen kuin aloimme katsoa yhtäkään juhlatilaa sen tarkemmin. Tietenkin lista tarkentui matkan varrella, kun aloimme ymmärtää millaisia eri vaihtoehtoja on, ja millaisista tiloista itse tykkäsimme. Koska listamme oli hyvin kattava jo tilahaun ensiaskeleilla, vaihtoehtojen seulominen ja karsinta sujui kuin itsestään! Selkeyttävien listojen ja ajatusten niputtaminen yksinkertaiseen muotoon on todella tärkeää, sillä suunnittelun aikana sitä helposti innostuu kaikesta, ja lähtee rönsyilemään joka suuntaan eri ideoiden perässä. Konseptia kiteyttävät paketit ovat suunnitelman punainen lanka ja selkäranka, johon ideoita ja työskentelyä voi peilata prosessin aikana.

© Agnieszka Boeske from Unsplash

Juhlapaikkojen etsintä

Toivelista – check! Sitten hippulat vinkumaan eli juhlatilajahtiin! Olen sanonut jo aikaisemmin, että tilat, joissa on hyvä hinta-laatu-suhde, ja etenkin sellaiset, joissa on näiden lisäksi vielä muitakin arvokkaita ominaisuuksia (esim. pitkä vuokra-aika tai vapaus valita ruokien ja juomien suhteen), menevät kuumille kiville jo pari vuotta ennen. Häitä tykätään juhlia etenkin touko-lokakuun välillä. Olen ymmärtänyt, että suosituissa hääpaikoissa ensimmäisenä varataan tavallisesti elokuu, seuraavaksi täyttyvät toukokuu. heinäkuu, syyskuu ja lokakuu. Kesäkuu ei ole muuhun juhlasesonkiin verrattuna kärkisijoilla, ja täyttyy usein viimeisten joukossa. Tietenkin varauksiin vaikuttaa myös tilan luonne: onko juhlatila parhaimmillaan alkukesästä vai loppusyksystä? Voiko tilassa juhlia vuoden ympäri, vai onko tilojen lämmitys tai tiloissa viihtyminen riippuvainen säästä?

Itse kartoitin juhlapaikkoja pääosin ihan vanhalla kunnon Googlella. Monet hääblogit ja hääsivustot listaavat eri vaihtoehtoja sekä omia suosikkijuhlatiloja. Valokuvausblogeista löytää hyvin tietoa esimerkiksi eri tilojen valoisuuksista ja siitä, mitkä tilat esiintyvät edukseen valokuvaajan linssin läpi. Kannattaa myös kysellä paikkavinkkejä kavereilta ja tutun tutun tutuilta. Hannulta on ystävänä monia hääkeikkailijoita, ja heiltä saimme todella hyviä suosituksia, joita ei olisi löytänyt pelkästään Googlen avulla!

© Brianna Santellan from Unsplash

Juhlapaikkojen vertailu

Lähetimme tilaomistajille sähköpostitse tarjouskyselyjä, jotta saisimme parempaa käsitystä eri juhlatilojen ominaisuuksista ja hinnoista. Meidän osalta tämä vaihe sujui todella mukavasti, pääosin kaikkiin kysymyksiimme vastattiin muutaman päivän sisällä. Tietoa juhlatiloista alkoi pakkautua sähköpostien syövereihin, ja aloimme kaivata exceliä selkeyttämään ja jäsentämään kaikkea informaatiota niin, että sitä pystyisi helposti vertailemaan. Juhlapaikkojen vertailu -exceliin merkitsimme seuraavat ominaisuudet:

  • Juhlatilan nimi
  • Sijainti
  • Tilatyyppi (esim. huvila, kartano, hotelli)
  • Onko tila merenrannalla?
  • Tilan kapasiteetti eli enimmäisvierasmäärä
  • Vuokra-aika (mistä päivästä ja kellonajasta mihin, paljonko maksu lisätunneista?)
  • Voiko tuoda omat juomat ja omat ruoat?
  • Onko majoitusta?
  • Onko hääsviittiä?
  • Onko saunaa?
  • Hinta (tilavuokra, catering, yms. vuokran lisäksi tulevat kustannukset)
  • Mahdolliset vihkipaikat
  • Muuta
  • Status (milloin tarjouspyyntö lähetetty)
  • Vierailu (kyllä / ei)
  • Varaustilanne elo-syyskuulle 2020 (rajattu pois kuvasta)

Näitä ominaisuuksia peilasimme nyt toivelistaamme. Missä paikoissa haluamamme asiat parhaiten täyttyvät? Valitsimme keskustelujen pohjalta muutaman vaihtoehdon vierailtavaksi – and the rest is history! Ensi kerralla jaan vinkkejä hääpaikkavierailuihin, joka onkin koko tilametsästyksen paras vaihe!

Ciao!

Leave a Reply