SOS – miten olla uupumatta hääviikolla?

Kansikuva © Pekka Väisänen

Tätä postausaihetta on toivottu jo kauan, ja olenkin somessa jakanut silloin tällöin vinkkejä hääviikon organisointiin. Nyt Häämessut Netissä -ohjelmassa julkaistun hääviikon videopäiväkirjan myötä koin, että voisin hyvin kasata yhteen vinkkejä, joita minulla ja Hannulla olisi jakaa hääviikosta hengissä selviämiseen. Lähestymme juhlia tietysti hyvinkin vahvasti meidän juhliemme näkökulmasta; Turussa järjestettävistä, yli 80 hengen hääjuhlista, joissa teimme paljon itse, mutta myös tilasimme valmiita palveluja.

Huom huom. Meistä kumpikaan ei ole juhlasuunnittelun ammattilaisia tai hääviikko-organisointiguruja (en kyllä tiedä, onko sellaisia koko maailmassa muutenkaan…). Heti samaan hengenvetoon on kuitenkin myös todettava, että Hannu on kerännyt pitkän kokemuksen harrastetapahtumien järjestäjänä, ja itse olen ammattini kautta saanut tehdä projektipäällikön töitä, eli kumpikin meistä on tottunut organisoimaan tehtäviä ja käsittelemään aikatauluja. Hääjuhlien järjestämisestä meillä ei ollut lainkaan kokemusta, mutta monen muun tilaisuuden tai projektin järjestämisestä sitäkin enemmän, joten suhtauduimme tulevaan melko luottavaisin mielin.

Tämä postaus on sinulle ja teille, jos

  • Aiotte järjestää isot tai muuten näyttävät häät
  • Aiotte organisoida ja/tai tehdä paljon asioita itse
  • Ette ole aikaisemmin järjestäneet isoja tapahtumia tai vastaavia tilaisuuksia
  • Lause “nukuimme hyvin hääviikolla” saa sinut nauramaan niin että putoat tuoliltasi

Aloittakaa hääviikon suunnittelu ajoissa

Tärkein vinkki kaikista. Olkaa ajoissa.

Ajoissa tarkoittaa muutamaa kuukautta (huom – kuukautta, ei viikkoa) ennen häitä. Meidän juhliemme kohdalla kolme kuukautta oli riittävä aikaikkuna ennakoida ja ehkäistä viimeisen kuukauden kiirettä, mutta voitte luonnollisesti skaalata ikkunaa haluamaanne suuntaan riippuen juhlienne koosta ja tekemisen intensiteetistä. Jos ette vielä kolmea kuukautta ennen ole tehneet viikottaista tehtävälistaa, silloin on hyvä hetki käyttää minuutti tai pari arvokasta aikaa loppurupeaman organisointiin ja aikatauluttamiseen.

Homma menee näin

  1. Listatkaa kaikki, siis aivan kaikki, häihin liittyvät hommat, joita olisi vielä hoidettavana.
  2. Sijoittakaa tehtävät jäljellä oleville viikoille ja merkitkää jokaiselle kohdalle vastuuhenkilö.
  3. Tehtävien tulisi sijoittua niin, että sekä hääviikolla että kahta viikkoa ennen juhlia on vain välttämättömiä hommia (näistä lisää myöhemmin). Suurimman osan tulisi olla siis valmiina kolmea viikkoa ennen häitä.

Näyttävätkö häitä edeltävät kolme viikkoa tyhjiltä? Hyvä! Tietenkään tämä aikataulu ei tule toteutumaan. Hääviikon lähestyessä suunnitelmiin tulee viivästyksiä, muutoksia, yllätyksiä tai yksinkertaisesti uusia hommia, joita ette ole muistaneet tai osanneet ottaa huomioon. Hyöty on kuitenkin siinä, että kun muutokset ja yllättävät käänteet lähtevät liikkeelle, teillä on aikaa niiden selvittämiseen, ja bonustyöt eivät tule pitkän listan jatkoksi, mikä lisäisi tietenkin stressiä.

Jättäkää hääviikolle vain välttämättömät tehtävät

Hääviikolle ei kannattaa jättää mitään ylimääräistä. Tehkää vain ne tehtävät, joita ei yksinkertaisesti voi tehdä aikaisemmin. Ja olkaa tässä rehellisiä itsellenne ja toisillenne. Onko todella niin, että juustokakkuja ei voi pakastaa, vaan ne on valmistettava hääviikolla? Voisitteko valita sellaisen reseptin, jossa pakastus on mahdollista? Tämän takia hääviikkoa on hyvä miettiä muutamaa kuukautta etukäteen, jotta ehditte vielä muuttaa suunnitelmia hääviikon intensiteetin vähentämiseksi.

© Wenjun Li
Juhlapaikan koristelua häitä edeltävänä päivänä. Arvioitu neljä tuntia muuttuikin viideksi ja puoleksi tunniksi.

Asioita, jotka usein täytyy jättää hääviikolle

  • Koristelu
    • Juhlapaikan valmistelu
    • Kukitus
    • Lopullinen pöytäkartta
  • Ruoka
    • Tuoreiden ruokien, esim. yrttien ostaminen
    • Pakastamattomien ruokien ostaminen / valmistaminen
  • Logistiikka
    • Vuokratuotteiden nouto
    • Hääauton pesu ja koristelu
    • Kukkien nouto
    • Hääkakun nouto
  • Pukeutuminen ja ulkonäkö
    • Kynsien laitto
    • Hääpuvun sovitus
    • Sulhasen parturi / ehostus

Delegoikaa hääviikon tehtäviä ja käykää häihin liittyviä yksityiskohtia läpi mielellään ennen hääviikkoa

Briiffatkaa häätiimi etukäteen hääviikonlopun yksityiskohdista ja tapahtumista. Miettikää myös, että mitä asioita teidän on pakko tehdä itse, ja mitä hommia voitte antaa muiden käsiin. Jokainen reagoi isoon työmäärään eri tavoin – itse otan helposti vastuuta ja alan automaattisesti ottaa tehtäviä itselleni tehtäväksi, vaikka joku muukin voisi hoitaa ne. Tunnistakaa omat maneerinne, ja auttakaa toisianne päästämään niistä irti.

Moni hääpari on sanonut häiden jälkeen, että ei ehtinyt tehdä hääviikolla tai hääviikonloppuna niitä tehtäviä, mitä oli suunnitellut hoitavansa. Tämä kuulostaa todennäköiseltä, sillä hääviikolla ympärillänne olevat ihmiset ja palveluntarjoajat havahtuvat siihen, että teidän häänne ovat lähestymässä, ja viestien, sähköpostien ja puhelujen määrä nousee eksponentiaalisesti. Kannattaa asennoitua niin, että häiden lähestyessä te siirrytte ohjaksiin: ohjeistatte ja autatte, jotta homma menisi eteenpäin.

© Pekka Väisänen

On tärkeää, että jaatte ajatuksianne mahdollisimman monelle – ja hyvissä ajoin. Jos juhlapaikan koristelu alkaa sillä, että kaikki seisovat tumput suorina ja odottavat ohjeistuksia, hukkaatte vain turhaa aikaa itse tehtävästä. Voitte ohjeistaa muutaman ystävän etukäteen joistakin osista koristelua, jolloin he voivat kerätä apulaiset ja aloittaa hommat suoralta kädeltä: näin koristelu alkaa heti, kun pääsette paikan päälle.

Olkaa mukana. Molemmat.

Valitettavasti heterohääpareilla huomaa hääviikolla epätasapainoa viikon kiireessä ja intensiivisyydessä. Morsiamella on kampaajaa, manikyyriä ja rusketusta, jotka ovat tietenkin hyviä taukoja häävilskeestä, mutta vievät usein aikaa. Vaikka toivon, että usein vitsinä heitetty “sulhasen tarvitsee tulla vain paikalle” -letkautus on katoamassa keskuudestamme, huomasimme mekin sen tosiasian, että morsiamelle tehtäviä kasautuu helpommin. Huolehtikaa siitä, että hääviikon kuormitus ei kasaudu toiselle, jakakaa tehtäviä ja olkaa molemmat aktiivisesti mukana häiden suunnittelussa ja järjestämisessä. Mitä enemmän koette, että suunnittelu tapahtuu yhdessä, sitä paremmilla mielin molemmat olette, kun ette koe olevanne yksin paineen alla.

Varatkaa aikaa rentoutumiselle

Palautumista, palautumista ja palautumista. Pitäkää lomaa töistä ennen häitä, ottakaa tietoisia taukoja, syökää lempiruokaanne, käykää haukkaamassa happea ja kävelemässä luonnossa. Huolehtikaa toisistanne – että syötte, juotte ja nukutte riittävästi. Nämä ovat täysin itsestäänselviä asioita, jotka lentävät romukoppaan, kun stressikäyrät alkavat nousta. “Teen tämän loppuun ja menen sitten nukkumaan”, ajatteli Mia kasatessaan pöytäkarttaa torstaina keskiyöllä. Älä leikkaa unesta. Jos et voi estää itseäsi, pyydä puolisoasi ja häätiimiäsi vahtimaan sinua ja hyvinvointiasi.

Palautuminen ja rauhassa yhdessä oleilu ovat otollisia hetkiä häiden odotuksista keskustelulle. Käykää päivää läpi; mitä kumpikin odottaa erityisesti ja mikä kummallekin on tärkeää?

Go with the flow

Näin isoa tapahtumaa ja juhlaa ei voi kontrolloida täysin. Ei rahalla, ei ajalla, ei varmistelulla, ei edes sillä että tekisi kaiken alusta loppuun itse. Siitä on vain päästettävä irti.

Valmistautukaa henkisesti siihen, että muutoksia tulee eikä sille voi mitään. Jos jokin asia on erityisen tärkeä sinulle, ennakoi ja tee tarvittavat peliliikkeet aikaisin. Esimerkiksi jos joku palveluntarjoaja herättää epävarmuutta, tee asialle jotain jo hyvissä ajoin ennen hääviikkoa, jotta et joudu murehtimaan asiaa enää häiden lähestyessä. Ennakoiminenkaan ei kuitenkaan varmista sitä, että kaikki menisi kuin Strömsössä, joten hääviikolla kannattaa vain mennä virran mukana, ja suhtautua suunnitelmiin joustavasti.

Ihanaa hääsuunnittelua ja hääviikkoa teille toivottaen,

3 thoughts on “SOS – miten olla uupumatta hääviikolla?

    1. Hei Anna! Kiitos, kiva kuulla, että vinkeistä on hyötyä! 😍

      Status-muotoilun tekemiseen menee hetki, mutta kun peruspalikat saa paikoilleen, käskyä voi kopioida koko exceliin.

      Ensin tehdään lista:

      Kun olet luonut Google Sheets -tiedoston, tee uusi välilehti, johon listaat nuo kolme vaihetta eli Not Started, In Progress ja Done. Kirjoita jokainen vaihe omaan soluun allekkain peräkkäisille riveille. Tämän jälkeen mene takaisin ensimmäiselle välilehdelle, jossa klikkaat tuota Vaihe-rivin ensimmäistä solua, ja valitset ylhäältä Tiedot – Tietojen vahvistus. Avautuvasta ikkunasta otat rivin Kriteerit, varmista, että valittuna on “Alueen luettelo”, ja kohdasta “Lisää väli tai kaava” klikkaat harmaata neliruudukkoa, jonka jälkeen pääset valitsemaan kakkossivun listaa maalaamalla. Varmista, että “Näytä avattava luettelo solussa” on valittuna. Tämän jälkeen “Tallenna”.

      Täällä vielä linkki Google Sheetsin listan luomisohjeisiin: https://support.google.com/docs/answer/186103?hl=fi&co=GENIE.Platform%3DDesktop

      Sitten lisätään muotoilu eli värikoodit:

      Valitse Vaihe-rivin ensimmäinen solu, jossa alasvetovalikko nyt on. Ota ylhäältä Muotoilu – Ehdollinen muotoilu. Täältä pääset määrittelemään, että minkä värinen solu on milläkin tekstillä. Oikealle pitäisi avautua Ehdolliset Muotoilusäännöt -paneeli. Klikkaa Muotoilusäännöt -otsikon alla olevaa kohtaa “Muotoile solut, jos…” ja valitse valikosta “Teksti sisältää”. Kirjoita “Arvo tai kaava” -riville ensimmäinen teksti “Not started”. Huomaa, että tekstin pitää olla täsmälleen sama kuin listassa, jossa muotoilu toimii. Muotoilutyyli-rivillä pääset valitsemaan muotoilua. Oletuksena tarjotaan vihreää, mutta väriä klikkaamalla pääset valitsemaan punaisen muotoilun. Klikkaa Valmis.

      Valitse “Lisää toinen sääntö” ja toista samat vaiheet kahdelle muullekin tekstille eli “In progress” ja “Done”. Voit testata valikkoa valitsemalla eri statuksia listasta, niin huomaat, että muuttuvatko värit oikeanlaisiksi.

      Kun muotoilu on valmis, voit kopioida tätä solua vetämällä sitä oikeasta alakulmasta tai Control + C ja Control + V.

      Jos muotoilun tekeminen ei onnistu, niin laita minulle vaikka sähköpostia kuparimorsian@gmail.com, niin voin jakaa sinulle Google Sheetsin tehtävälistapohjan 🙂

Leave a Reply